Administrarea activelor imobiliare a încetat să mai fie despre simpla mentenanță a spațiului, devenind o gestiune complexă a experiențelor umane și a eficienței bazate pe date. În prezent, succesul unui proiect depinde de capacitatea de a anticipa nevoile utilizatorilor și de a răspunde proactiv presiunilor economice.

Valeriu Toma, head of property management la CBRE România, a explicat într-un interviu pentru Real Estate Magazine cum administrarea a 1,3 milioane de metri pătrați impune o adaptare rapidă la noile realități: creșterea costurilor operaționale spre pragul de 5 euro pe metru pătrat, integrarea inteligenței artificiale pentru procesarea contractelor în timp-record și transformarea ESG dintr-o opțiune într-o necesitate absolută pentru finanțare și tranzacționare.

Care este cea mai radicală schimbare pe care ați observat-o în administrarea activelor de tip office și retail în ultimii ani, în special după perioada pandemică?

Cred că schimbarea fundamentală este modul de operare. Nu mai administrăm metri pătrați, ci administrăm fluxuri, procese și comportamente. Pre-pandemic, property management-ul era foarte standardizat; oamenii erau prezenți fizic în clădiri, iar lucrurile funcționau aproape „by default”.

Post-pandemic, discutăm despre experiență. Vorbim despre comportamentul oamenilor, despre ce îi aduce la birou dincolo de obligațiile impuse de companie: ce îi atrage, ce îi face să rămână și ce îi determină să revină. Clădirea trebuie să ofere acum mult mai mult decât un spațiu basic de lucru.

Ce înseamnă concret această schimbare de comportament?

Înseamnă că trebuie să înțelegi ADN-ul utilizatorului clădirii. Trebuie să știm cum arată omul care vine la birou dimineața, ce caută într-o clădire de birouri dincolo de locație și accesibilitate și ce tip de facilități își dorește. Rolul property manager-ului s-a mutat dintr-o zonă strict operațională în zona de experiență.

Un exemplu concret: în intervalul 10:00-12:00, pre-pandemic, centrele comerciale erau frecventate aproape exclusiv pentru zona de food. Astăzi, vedem tot mai mulți oameni care provin din mediul office clasic și care vin să lucreze din malluri, în regim hibrid. O clădire de birouri concurează foarte greu cu un mall din punctul de vedere al facilităților, iar acest lucru obligă clădirile office să găsească alternative reale.

La final de 2025 administrați aproximativ 1,3 milioane de metri pătrați. Cum arată structura acestui portofoliu?

Componenta majoră este cea de office – aproape 600.000 de metri pătrați de clădiri de birouri clasa A. Retailul începe să câștige o pondere din ce în ce mai mare, iar logistica vine din urmă, deși acolo discutăm despre spații extinse și un model de management mult mai internalizat. Comparativ cu alte piețe din ECE, segmentul logistic este mai dezvoltat în regiune, dar România recuperează rapid, inclusiv în ceea ce privește interesul proprietarilor pentru modele de administrare mai sofisticate.

Ce impact are piața de tranzacții asupra modului în care lucrați ca property manager?

Un impact major. Piața din România este tânără, dar se maturizează foarte rapid. Astăzi, clădirile nu se mai pregătesc pentru o tranzacție, ci trebuie să fie permanent pregătite pentru tranzacție. Aceasta schimbă complet modelul de lucru.

Presiunea vine din zona investițională, unde investitorii caută transparență, date clare, trasabilitate și decizii bazate pe date. Administrarea nu mai este una reactivă, ci proactivă și predictivă.

Ați menționat de mai multe ori deciziile bazate pe date. Cum se reflectă acest lucru în activitatea zilnică?

În trecut, property manager-ul se baza foarte mult pe experiența sa. Astăzi, ne bazăm pe date. Analizăm consumuri, fluxuri operaționale, eficiență energetică și zone de optimizare. Decizia bazată pe date elimină emoția și crește foarte mult încrederea investitorilor. În plus, tehnologia și inteligența artificială permit anticiparea problemelor și menținerea clădirii într-o stare optimă, pregătită pentru orice tip de tranzacție.

ESG a devenit un subiect central. Mai este un „nice to have”?

Nu. Este o necesitate. Dacă vrei Green Financing, trebuie să fii ESG compliant. Dacă vrei să vinzi un activ, să îl refinanțezi sau chiar să îl păstrezi atractiv pe termen lung, eficiența energetică și sustenabilitatea sunt obligatorii. Fără aceste componente, clădirea devine neatractivă atât pentru chiriași, cât și pentru investitori.

Cum au evoluat costurile de operare în ultimul an?

Semnificativ. Aproximativ 50% din taxa de servicii este formată din costuri impuse de stat – taxe de proprietate, salariul minim, impozite, avize și licențe. Acestea nu pot fi controlate. La nivel concret, în ultimii ani, taxa de servicii a crescut de la o referință de 3,5 euro pe metru pătrat către 4,5 euro, iar valoarea reală ajunge în multe cazuri aproape de 5 euro pe metru pătrat. Componenta unde poți interveni este energia – iar aici, eficiența energetică și tehnologia sunt esențiale.

Aceste costuri influențează decizia chiriașilor?

Categoric. Occupancy cost-ul total – chirie plus taxă de servicii plus utilități – este atent analizat de chiriași. Transparența devine decisivă. Dacă un chiriaș înțelege de ce plătește, unde se duc banii și vede că o clădire performează mai bine energetic decât alta, acest lucru poate înclina decisiv alegerea.

Cum folosiți concret tehnologia și inteligența artificială în administrare?

Avem mai multe platforme, iar focusul pe AI în ultimul an și jumătate a fost major. Un exemplu foarte concret este integrarea unui portofoliu nou: în trecut, analiza a peste 200 de contracte de închiriere presupunea o echipă de patru oameni și două-trei săptămâni de muncă. Astăzi, urcăm contractele PDF într-un tool bazat pe AI, care generează automat tenancy schedule și rent roll în aproximativ 45 de minute. Oamenii doar verifică rezultatul; astfel economisim timp, reducem erorile și eliberăm resurse pentru analiză și strategie.

În logistică vorbim despre infrastructură critică și uptime. Funcționarea este esențială, indiferent de condiții. În office, focusul este pe experiență și comportament, iar în retail nu mai discutăm despre trafic, ci despre calitatea timpului petrecut și conversie.

România are un avantaj important: flexibilitatea. Nivelul de „pampering” pentru chiriași și clienți este mai ridicat decât în piețele foarte mari. Trendurile ESG, certificările și eficiența energetică sunt adoptate rapid și aici. Vedem un interes crescut pentru certificări precum BREEAM, WELL, Access4you sau soluții avansate de energy management.

Privind înainte, cum va arăta rolul property manager-ului în următorii ani?

Property manager-ul va deveni un veritabil business manager. Nu va mai administra doar o clădire, ci un business. Va fi la intersecția dintre tehnologie, sustenabilitate și experiență. Tehnologia îi va elibera timp pentru relația cu chiriașii și pentru retenție – un aspect esențial în viitor.

Cum s-a schimbat percepția dezvoltatorilor asupra rolului property manager-ului?

Meseria s-a profesionalizat enorm. La început, property management-ul în România a fost adaptat după stilul primilor dezvoltatori. Astăzi, investitorii se uită către modele internaționale, scalabile și testate. Aleg organizații cu experiență globală, capabile să aducă know-how, tehnologie și standarde profesioniste într-un timp foarte scurt.

Articol publicat inițial în Real Estate Magazine, Nr.58.